MENGORGANISASIKAN PERUSAHAAN BISNIS

Apakah struktur organisasi itu?

Salah satu keputusan utama yang harus dihadapi pemilik dan menejer bisnis dalah bagaimana menyusun struktur terbaik bagi organisasi mereka. Dengan kata lain, mereka harus memutuskan suatu struktur organisasi yang sesuai. Kita dapat mendefinisikan struktur organisasi (organization structure) sebagai spesifikasi pekerjaan yang harus di lakukan di dalam organisasi dan bagaimana mengaitkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lain. Mungkin cara termudah untuk memahami struktur adalah melalui bagan organisasi.

Bagan Organisasi

Sebagian besar bisnis membuat bagan organisasi (organization chart) untuk memperjelas struktur dan menunjukkan karyawan dimana posisi mereka dalam organisasi perusahaan menunjukkan bagan organisasi diconterporary landscape service, sebuah bisnis kecil tetapi cukup berkembang di suatu komunitas kecil di texas. Setiap kotak dalam bagan menggambarkan suatu pekerjaan. Garis tebal yang menghubungkan kotak itu menggambarkan rantai komando. Rantai komando (chain of command), pada gilirannya mengacuh pada ubungan pelaporan di dalam perusahaan. Dalam teorinya, hubungan pelaporan demikian mengikuti semacam rantai dari tingkatan tertinggi di organisasi hingga tingkatan terendah. Sebagai contoh,manajer toko,kebun pembibitan,dan lanskap pertamanan semuanya melapor kepada pemilik dan presiden. Dalam lanskap pertamanan,ada manajer ada manajer akun perumahan dan akun perkantoran demikian pula,ada manajer dalam operasi tokoh dan kebun pendidikan.

Skala perusahaan menyebabkan banyak perusahan tidak dapat menggambarkan bagan yang meliputi keseluruhan manajernya . Biasanya, mereka membuat satu bagan organisasi yang menunjukkan seluruh struktur perusahaan, bagan lainnya untuk setiap divisi dan ada juga bagan yang menunjukkan departement atau unit masing-masing.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

Bagaimana struktur organisasi dibangun? Idealnya, manajer secara cermat menilai beragam faktor penting ketika mereka merencanakan dan membuat struktur organisasi yang memungkinkan organisasi mereka berfungsi secara efisien. Bagan faktor yang  memainkan peran dalam menentukkan struktur organisasi yang optimal. Faktor yang utama adalah misi dan strategi organisasi.

Skala perusahaan dan aspek-aspek lingkungan organsasi juga mempengaruhi struktur organisasi. Seperti yang telah di ulas pada bab 5 pengorganisasian merupakan bagian penting dari proses manajemen. Dengan begitu, pengorganisasian harus dilakukan dengan kesadaran akan lingkungan eksternal dan internal perusahaan.

Sebagai contoh kasus:

Sejak pertama kali menjadi badan hukum pada tahun 1903, Ford Motor Company telah mengalami puluhan kali perubahan struktural yang besar. Ratusan perubahan sedang, dan ribuan perubahan kecil. Dalam 20 tahun Ford telah memulai beberapa perubahan struktural besar. Pada tahun 1994 misalnya perusahaan mengumumkan rencana restrukturisasi besar yang disebut Ford 2000 .

Namun pada tahun 1998 setengah jalan dari rencana besar ini eksekutif puncak diford mengumumkan modifikasi besar, mengindikasikan bahwa (1) perubahan tambahan akan dilakukan, (2) beberapa perubahan yang direncanakan sebelumnya tidak akan dilaksanakan, dan (3) sebagian operasi yang diintegrasikan akan diubah lagi. Tahun 1999 manajer mengumumkan rangkaian perubahan lain yang bertujuan untuk menghapus birokrasi perusahaan pengambilan keputusan yang cepat dan perbaikan hubungan komunikasi dan kerja antar individu diberbagai tingkatan organisasi. Awal 2001 Ford masih mengumumkan perubahan yang bertujuan untuk menggenjot laba dan meningkatkan kualitas produk. Setelah tahun 2003, 2004 dan juga 2006 saat perusahaan mengumumkan penutupan beberapa pabrik sehingga menimbulkan beberapa perubahan lagi. Di umkan pada tahun 2010 ketika perusahaan menghadapi resesi global dan kelesuan penjualan otomotif dan pada tahun 2011 Ford lagi-lagi mengumumkan restrukturisasi untuk mencaplok pangsa pasar internasional yang lebih besar.

Unsur-unsur pembentukan struktur organisasi

Tahap pertama adalah dalam membnagun struktur bisnis, baik yang berskala besar maupun kecil, adalah sebagai berikut:

1. Spesialisasi: menentukan siapa yang akan mengerjakan apa

2. Departementalisasi: menentukan sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas tertentu

3. Penciptaan hirarki pengambilan keputusan: memutuskan siapa yang akan diberikan tanggung jawab untuk membuat keputusan tertentu dan siapa yang memiliki wewenang atas kelompok tertentu

Spesialisasi

Adalah proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang harus dilakukan dan menentukan siapa yang akan melakukannya menghasilkan spesialisasi pekerjaan (job spezialitation). Seluruh organisasi kurang lebih memiliki hanya 1 pekerjaan utama, seperti membuat mobil (ford), menjual barang jadi pada konsumen (lenova), atau menyediakan layanan telekomunikasi (verizon).

Untuk melaksanakan seluruh pekerjaan tersebut, para manajer biasanya membaginya, atau melakukan spesialisasi, dalam beberapa pekerjaan kecil.

Spesialisasi dan Pertumbuhan

Dalam perusahaan berskala kecil, pemilik mungkin melakukan semua pekerjaan. Namun seiring dengan berkembangnya perusahaan, bertambah pula kebutuhan untuk mengkhususkan pekerjaan-pekerjaan sehingga orang lain dapat mengkhususkan diri pada pekerjaan tersebut.

Spesialisasi pekerjaan adalah fenomena alamiah dari pertumbuhan organisasi. Spesialisasi juga menghandirkan berbagai keuntungan.

Departmentalisasi

Setelah pekerjaan dispesialisasi, pekerjaan tersebut harus dikelompokkan ke dalam unit-unit logis, yang disebut sebagai proses departmentalisasi (departmentalization). Perusahaan yang terdepartmentalisasi memtik manfaat dari pembagian kegiatan ini: kendali dan koordinasi diperkecil dan menjadi lebih mudah, sehingga manajer puncak dapat lebih mudah melihat bagaimana berbagai unit berjalan.

Departementalisasi memungkinkan perusahaan memperlakukan suatu departmen sebagai pusat laba (profit center) yaitu unit terpisah yang bertanggung jawab atas biaya dan labanya sendiri.

Manajer tidak dapat melakukan depatementalisasi secara acak. Mereka mengelompokkannya secara logis, berdasarkan urutan atau maksud tertentu. Secara umum, departmementalisasi dibedakan berdasarkan lini fungsional, produk, proses, pelanggan, atau geografis.

Departementalisasi Fungsional

            Banyak perusahaan jasa dan manufaktur, terutama yang baru memulai usahanya, menggunakan departmentalisasi fungsional untuk membentuk departemen berdasarkan fungsi atau kegiatan kelompok yang bersangkutan.

Departementalisasi Produk

            Baik perusahaan jasa maupun manufaktur seringkali memilih departementalisasi produk yaitu membagi organisasi berdasarkan produk atau jasa tertentu yang diciptakan. Hal ini ketara sekali ketika perusahaan mulai berkembang dan menghasilkan beragam produk atau jasa.

Departementalisasi Proses

            Perusahaan manufaktur lain lebih memilih departementalisasi proses, yaitu pembagian yang digunakan organisasi berdasarkan proses yang digunakan untuk menghasilkan barang atau jasa. Setiap proses membutuhkan perlengkapan dan keahlian pekerja yang berbeda-beda. Sebagian penyedia jasa juga menggunakan pendekatan ini.

Departementalisasi Pelanggan

            Setiap departemen menargetkan kategori pelanggan tertentu dengan menggunakan departementalisasi pelanggan untuk menciptakan departemen yang menawarkan produk, dan memenuhi kebutuhan kelompok pelanggan tertentu.

Departementalisasi Geografis

Departementalisasi geografis membagi perusahaan berdasarkan wilayah yang dilayaninya.

Bentuk Departementalisasi Majemuk

Karena beragam bentuk departementalisasi memili keuntungan yang berbeda, ketika perusahaan mulai berkembang mereka cenderung menerapkan berbagai jenis deptementalisasi pada tingkatan tertentu. Perusahaan yang ditunjukkan pada gambar tersebut menggunakan departementalisasi fungsional pada tingkatan puncak. Pada tingkatan madya, produksi dibagi berdasarkan wilayah geografis. Pada tingkatan yang lebih rendah, pemasaran dibagi berdasarkan kelompok produk. Perusahaan besar biasanya menggunakan berbagai jenis depatementalisasi diberbagai bidang.

Menetapkan Hierarki Pengambilan Keputusan

Unsur kerangka bangun utama ketiga dari struktur organisasi adalah penetapan hierarki pengambilan keputusan.Hal ini memamparkan pilihan untuk melakukan desentralisasi atau sentralisasi.

Mendistribusikan Wewenang : Sentralisasi dan Desentralisasi

Meskipun kita dapat memandang kedua hal ini sebagai suatu spektrum dua kutub, sebagian besar perusahaan berada diantara kedua kutub ini.

Organisasi tersentralisasi

Dalam organisasi tersentralisasi (centralized organization) , sebagian besar wewenang pengambilan keputusan dipegang oleh menajer pada tingkatan yang lebih tinggi .

Organisasi Terdesntralisasi

Saat perusahaan makin besar dan makin banyak keputusan yang harus dibuat,perusahaan cenderung menerapkan organisasi terdesentralisasi (decentralized organization),dimana wewenang pengambilan keputusan didegelegasikan keberbagai tingkatan manjemen dibawah manajemen puncak . Desentralisasi menjadikan suatu perusahaan lebih responsif karena memungkinkan manajer untuk lebh leluasa membuat keputusan cepat dalam tanggung jawab yang mereka emban .

Organisasi tinggi dan datar

Perusahaan terdesentralisasi cenderung memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit sehingga menghasilkan struktur organisasi datar(flat organizational structure).

Rentang Kendali

Rentang Kendali (span of control ) biasanya lebih lebar .Dalam organisasi tinggi rentang kendali cenderung lebih sempit.

Proses delegasi

Delegasi (delegation) adalah proses ketika manajer mengalokasikan pekerjaan kepada bawahan. Secara umum,proses delegasi mencakup :

1.      Menetapkan tanggung jawab( responsibility ) kewajiban melakukan tugas yang diberikan

2.      Memberikan wewenang (authority) atau kekuasaan membuat keputusan yang diperlukan guna menyelesaikan tugas

3.      Menciptakan akuntabilitas (accountability) kewajiban yang dimiliki karyawan untuk menyelesaikan tugas secara baik

Tiga Bentuk Wewenang

Saat individu didelegasikan tanggung jawab dan wewenang serangkaian jaringan interaksi yang kompleks pun berkembang dalam bentuk wewenang lini,staf,juga komite dan tim.

Wewenang Lini

Jenis wewenang yang mengalir keatas dan kebawah rantai komando adalah wewenang lini (line authority). Sebagian besar perusahaan sangat mengandalkan department lini (line departement) yang langsung berhubungan dengan produksi dan penjualan produk produk tertentu .

Wewenang staf

Sebagai perusahaan juga bertanggung jawab pada wewenang staf (staf authority),yang didasarkan pada keahlian khsuus yang biasanya berupa pemberian saran kepada manjer lini dalam bidang-bidang tertentu seperti bagian hukum, akuntansi,dan sumber daya manusia. Seorang pengacara perusahaan misalnya dapat memberikan saran kepada department pemasaran sewaktu mempersiapkan kontak baru dengan agen periklanan perusahaan tersebut,tetapi basanya,tidak membuat keputusan yang mempengaruhi cara pengambilan keputusan department pemasaran tersebut.Anggota staf (staf member) membantu department lini membuat keputusan tetapi biasanya,tidak memiliki wewenang untuk membuat keputusan akhir .

Umumnya pemisahan antara wewenang lini dan tanggung jawab staf dipisahkan dengan jelas dan digambarkan dengan garis tebal (wewenang lini)dan garis putus-pitis(tanggung jawab staf ) pada bagan organisasi,seperti yang ditunjukan praga.mungkin kta dapat memahami pemisahan tersebut secara baik dengan mengingat bahwa anggota staf biaanya menyediakan layanan bagi manajemen,sedangkan manajer ini langsung terlibat dalam proses produksi produk perusahaan .

Wewenang komite dan tim

Suatu komite misalnya,bisa berdiri dari manajer puncak dari beberapa bidang utama. Apabila pekerjaan komite ini teramat penting dan jika anggota komite akan bekerjasama selama beberapa waktu,organisasi bisa memberikan wewenang komite dan tim(committe and team authority) kepada komite ini yaitu wewenang khusus yang diberikan kepada badan pengambilan keputusan diluar wewenang individu yang dimiliki setiap anggotanya.

Pada tingkatan opersional,banyak perusahaan saat ini menggunakan tim kerja(work team) yang diberikan keleluasaan untuk merencanakan,mengorganisasikan dan melaksanakan pekerjaan mereka dengan super visi minim dan seringkali dengan wewenang khusus .

                                                                                          

Bentuk-bentuk Dasar Struktur Organisasi

Organisasi dapat membentuk struktur mereka sendiri dengan berbagai cara: berdasarkan spesialisasi, misalnya, atau departementalisasi, atau hierarki pengambilan keputusan. Namun demikian, kita dapat mengenali empat bentuk dasar struktur organisasi yang mencerminkan tren umum yang diikuti kebanyakan perusahaan: (1) fungsional , (2) divisional, (3) matriks, (4) internasional.

Struktur Fungsional

Dalam struktur Fungsional (functional structure), hubungan antara fungsi dan kegiatan kelompok menentukan wewenang. Struktur fungsional digunakan oleh sebagaian besar bisnis kecil hingga menengah, yang biasanya menggunakan struktur berbasis fungsi bisnis: departemen pemasaran, departemen operasi, dan departemen keuangan. Manfaat dari pendekatan ini antara lain spesialisasi dalam bidang-bidang fungsional dan koordinasi yang lebih luwes antarbidang. Struktur fungsional juga mendorong sentralisasi dan menjadikan akuntabilitas lebih sulit.

Struktur Divisional

Struktur divisional (divisional structure) bergantung pada departementalisasi produk. Organisasi yang menggunakan pendekatan ini biasanya membentuk struktur berdasarkan beberapa divisi berbasis produk yang mencerminkan pemisahan bisnis dimana masing-masing divisi menghasilkan dan memasarkan produknya sendiri .

Struktur Matriks

Terkadang dalam struktur matriks (matrix structure), yaitu perpaduan antara dua struktur yang terpisah, lebih disukai daripada struktur yang lebih sederhana. Struktur ini memiliki tampilan serupa matriks, ketika ditunjukkan melalui diagram, melalui penggunaan satu struktur organisasi permanen yang penting dan ketika menerapkan kerangka kerja organisasi yang berbeda. Struktur yang sangat fleksibel dan mudah diterapkan ini dipelopori oleh NASA dalam pengembangan program antariksa tertentu.  Di sebagian perusahaan, organisasi matriks adalah alat ukur sementara yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek khusus dan hanya mempengaruhi satu bagian perusahaan.

Struktur Internasioanal

Beberapa jenis struktur organisasi internasional (international organizational structure) telah bermunculan dalam merespons kebutuhan untuk memproduksi, membeli, dan menjual di pasar global.  Sebagian perusahaan menerapkan struktur yang benar-benar global di mana mereka memperoleh sumber daya, menghasilkan barang dan jasa, terlibat pada riset, dan pengembangan, dan menjual produk di pasar local manapun yang memungkinkan, tanpa mempertimbangkan batasan Negara.

Desain Organisasi Abad ke-21

Seiring dunia yang makin kompleks dan bergerak cepat, organisasi juga harus terus mencari bentuk organisasi yang baru yang memungkinkan mereka untuk bersaing secara efektif. Di antara bentuk-bentuk baru yang paling umum dijumpai antara lain organisasi tim, organisasi maya, dan organisasi pembelajaran.

Organisasi Tim

Organisasi tim hamper sepenuhnya bergantung pada tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional yang mendasarinya. Sesuai istilahnya, wewenang tim menjadi fondasi utama dari organisasi yang menerepkan struktur organisasi demikian.

Organisasi Maya

Organisasi Maya hanya memiliki sedikit atau bahkan tanpa struktur formal. Biasanya organisasi seperti ini memiliki beberapa karyawan tetap, staf dengan jumlah terbatas, dan fasilitas administrasi sederhana. Ketika kebutuhan organisasi berubah, para manajernya merekrut pekerjaan tempoperer, menyewa fasilitas, dan mengalihdayakan layanan pendukung  dasar untuk memenuhi kebutuhan berbagai situasi yang khas. Dengan kata lain , organisasi maya hanya ada untuk merespons kebutuhan sendiri.

Organisasi Pembelajaran

Yang sering disebut dengan organisasi pembelajaran merupakan organisasi yang mengintegrasikan pengembangan berkelanjutan melalui pembelajaran dan pengembangan karyawan secara berkesinambungan. Dalam pengertian yang lebih khusus, organisasi pembelajaran bekeja untuk memfasilitasi proses pembelajaran dan pengembangan sepanjang hidup karyawan, sembari secara kontinu mengubah dirinya agar mampu mengikuti perubahan permintaan dan kebutuhan.  Meskipun manajer dapat menerapkan konsep organisasi pembelajaran dari berbagai sudut pandang, tujuan yang paling umum adalah peningkatan kualitas, perbaikan kontinu, dan pengukuran kinerja.

Organisasi Informal

Organisasi Informal yaitu interaksi sosial keseharian antar karyawan yang melampaui pekerjaan formal dan relasi pekerjaan, secara efektif mengubah struktur formal suatu perusahaan.Sisi negatifnya organisasi informal dapat memperuncing politik kantor yang menempatkan kepentingan pribadi diatas kepentingan perusahaan dan dapat menyebarkan informasi yang menyimpang atau tidak akurat.

Kelompok Informal

Kelompok informal adalah sekelompok individu yang saling berinteraksi.Kelompok informal memiliki dampak positif dan negatif terhadap setiap organisasi.Dampak positifnya ialah jika bekerja bersama untuk mendukung organisasi,sedangkan sisi negatifnya adalah jika bekerja bersama dalam cara yang bertolak belakang dengan kepentingan organisasi.Dan sisi tidak relevannya adalah jika hal-hal yang mereka lakukan tidak ada kaitannya dengan organisasi.

Desas Desus dalam Organisasi

Desas desus dalam organisasi merupakan jaringan komunikasi informal yang bisa menjalar keseluruh bagian organisasi,jaringan ini bisa ditemukan diberbagai organinisasi terkecuali organisasi terkecil,tetapi tidak selalu mengikuti pola yang sama,ataupun bertentangan,dengan jaringan wewenang dan komunikasi formal.Penelitian telah mengidentifikasikan 2 jenis desas desus yaitu:

1.      Jaringan gosip

Terjadi ketika seseorang menyebarkan informasi ke banyak orang,masing-masing pada gilirannya mungkin menyimpan informasi tersebut atau menyebarkannya keorang lain.

2.      Jaringan kelompok

Dimana seseorang menyebarkan informasi kebeberapa individu tertentu.Sebagian dari penerimanya informasi menyebarkannya lagi ke beberapa individu tertentu lain sisanya menyimpan informasi tersebut

            Faktor Pendorongnya adalah makin maraknya merger,akuisisi dan pengambil alihan, makin banyaknya korporasi yang memindahkan fasilitas produksi dari dalam kota kepinggiran kota,sehingga karyawan lebih banyak berbicara dengan orang-orang didalam organisasi ketimbang individu diluar organisasi,meluasnya ketersediaan teknologi informasi yang memudahkan orang-orang untuk berkomunikasi secara cepat dan mudah.

Upaya untuk menghapus desas desus adalah tindakan sia-sia,Tapi untungnya para manager bisa mengendalikannnya.Dengan membuka komunikasi dan cepat tanggap terhadapa informasi yang kurang akurat,para manager dapat menekan dampak negatif dari jaringan komunikasi informal.

Intrapreneuring

Banyak perusahaan,termasuk Rubbermaid,Dreamworks,3M,Xerox mendukung intarapreneuring yaitu menciptakan dan memepertahankan inovasi dan fleksibilitas birokratis.

1.      Inventor

Orang yang benar-benar menelurkan dan mengembangkan gagasan baru,produk baru,atau jasa baru melalui proses kreatif.

2.      Pengusung produk

Perannya adalah mengatasi penolakan didalam organisasi dan meyakinkan orang lain untuk menanggapi inovasi ersebut secara serius.

3.      Sponsor

Manager puncak yang menyetujui dan mendukung suatu proyek.

Kesimpulan

1. Membahas faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi perusahaan

2. Menjelaskan spesialisai dan departementalisasi sebagai kerangka bangunan dari struktur organisasi

3. Menjelaskan sentralisasi dan desentralisasi,delegasi,dan wewenang sebagai bahan utama dalam membentuk hierarki pengambilan keputusan.

4. Menjelaskan perbedaan antara struktur organisasi fungsionaldivisional,matriks,dan internasional serta membahas bentuk rancangan oraganisasi baru yang paling umum

5. Menjelaskan organisasi informal dan membahas intepraneuring